Det har været en dejlig lettelse i det daglige arbejde, at vi i det bureau, hvor jeg arbejder, for nogle uger siden fik en ny software til vores computere, for nu får vi automatisk de relevante oplysninger op på skærmen, når der ringes til det telefonnummer, som en given kunde har.
På mit arbejde agerer vi støttefunktion for en lang række virksomheder, som har brug for forskellige former for receptionsservice (http://responsum.dk/losninger-og-priser/reception/ ), som de af forskellige grunde ikke selv kan yde overfor deres kunder.
Mange af vores kunder er små firmaer, for hvem det ikke er økonomisk muligt at have en ansat til at besvare telefonopkald og på den måde være firmaets ansigt udadtil.
I rigtigt mange tilfælde er der tale om mindre håndværksvirksomheder, hvor det kan være ødelæggende for håndværkerens daglige arbejde, hvis han hele tiden skal besvare telefonopkald fra kunder eller måske kommende kunder.
Det er her, vi kommer ind i billedet, for vi tilbyder for eksempel billig telefonpasning til vores kunder for en brøkdel af, hvad det ville koste at ansætte et menneske på fuld tid til at besvare henvendelser til håndværksvirksomheden.
Vores system fungerer så på den måde, at når der kommer et opkald til for eksempel tømrermester XX, så stilles det automatisk om til os, så vi kan besvare opkaldet. I mange tilfælde kan vi hjælpe den, der ringer op, uden at skulle forstyrre håndværksmesteren, for vi har fået en række oplysninger, der gør os i stand til at svare den, der ringer op, hvis det bare er ganske simple oplysninger, vedkommende har brug for, og det er det i rigtigt mange tilfælde.
Det nye er, at når for eksempel jeg besvarer et opkald til et bestemt nummer, så kommer oplysningerne om det pågældende firma automatisk op på min computerskærm, så jeg uden videre kan se for eksempel mailadresse, betalingsfrister og den slags, som vi har fået oplyst af vores kunde. Tidligere skulle jeg selv taste det pågældende telefonnummer ind for at hente de oplysninger frem.
Overfor vores kunder yder vi det, vi kalder screening af telefonopkald, hvilket indebærer, at vi selv klarer at besvare de forespørgsler, som vi kan ud fra de oplysninger vi har. I en del tilfælde skal den, der ringer op, selvfølgelig tale med håndværksmesteren, hvis det er sådan en, der er tale om, og i de tilfælde har vi en beskedservice, der går ud på, at vi sender en sms til håndværksmesteren om, at den eller den har ringet og gerne vil ringes op på et tidspunkt, der er belejligt for håndværksmesteren.
I den sms, vi sender til vores kunde, angiver vi også så vidt muligt, hvad det er, vedkommende vil tale med vores kunde om, så han kan forberede sig, inden han ringer til sin kunde. Det system indebærer, at håndværksmesteren kan arbejde i fred og uden forstyrrelser og så tage en pause, hvor han ekspederer de telefonopkald, han er nødt til at besvare.
Jeg synes, jeg har et spændende arbejde, og jeg har i tidens løb lært meget om de forskellige brancher.