Siden Corona krisen er I aldrig rigtigt kommet tilbage til kontoret. I blandt 15 medarbejdere er der måske fem, der møder på kontoret. Det er aldrig de samme. Derfor har du besluttet at opsige lejemålet. Der er ikke nogen grund til, at I betaler for noget, I ikke bruger. Fremover skal alle arbejde hjemmefra – og det skal ske lidt mere disciplineret end hidtil: Der er mødepligt for alle i tidsrummet 8:00 til 18:00. Det skulle give alle mulighed for at kunne mødes virtuelt i mindst seks timer dagligt. (10:00 til 16:00)
Nordsjælland er velegnet
Men da der vil blive brug for at I – eller nogle af jer – sommetider skal mødes fysisk, så har du besluttet, at du vil finde mødelokaler på Sjælland nordpå, som du kan leje, og som alle kan benytte, så længe de bare giver jeres sekretær besked to dage i forvejen. Så vil hun sørge for, at der står et mødelokale parat til medarbejderne. Du kan dog ikke bede medarbejderne om at begrænse mødedeltagerne. Der vil derfor være brug for både lidt større og helt små mødefaciliteter. Der skal altså være fleksibilitet fra udlejerens side.
Du har ledt med lys og lygte og har fundet nogle spændende mødelokaler i Nordsjælland – helt oppe ved Gilleleje. Men du ved, at mange af dine medarbejdere ikke ejer en bil, fordi de bor inde i København. De cykler eller bruger offentlige transportmidler, så det kan komme til at tage meget lang tid før end de kan nå til Gilleleje. Ærgerligt. Kunne de ikke finde delebiler? Og kunne de ikke lige tage et kørekort? Det sidste, kan du ikke forlange af dem. Så du må nok finde mødelokaler tættere på København. Hvorfor ikke i København? Fordi her er priserne altså skruet for højt op. Derfor. Samtidigt er din egen erfaring, at når et møde bliver afholdt i smukke omgivelser, så bliver det som regel et godt møde – med resultater.
Sekretæren kunne
Jeres søde sekretær har også været i gang med at lede efter de helt rigtige mødefaciliteter. Og ja, hun har faktisk fundet dem: Der er tale om mødelokaler i Allerød. De ligger i et center, som både har parkeringsplads til dem, der ankommer i bil, men som også har busstoppested lige til døren. Så der er ikke noget med, at det er svært – eller tager for lang tid – at komme derhen.
Du har kigget på linket, som hun sendte dig. Det er flotte lokaler. Alle udstyret med AV udstyr mv. Og ja, billederne viser, at det ligger i et smukt område. Du kigger på de øvrige mødefaciliteter, som centeret tilbyder: Der er en kantine – med lækker mad, ser det ud til. Der er lounges, hvor pauserne kan bruges. Der er receptionist i alle dagtimerne. Jo, det ser ud som om, at det er mødelokalerne i Allerød, du skal have lavet en aftale om.
Du griber derfor din telefon og ringer op til centeret. Du får en venlig herre i tale. Han forklarer dig, at selvfølgelig kan I finde en ordning, der kan møde jeres krav til gode mødefaciliteter, når som helst.
Så er der konference
I har et godt kontorlokale, hvor I nemt kan tale med hinanden om de forskellige opgaver, som I skal løse. Store og små opgaver. Lige nu har du og din kollega, som sidder lige overfor dig, fået til opgave at arrangere en stor konference. Det er en sjov opgave. Det er ikke sådan en rutineopgave, som I bare kan løse på en halv dag. Den skal planlægges godt, så konferencen bliver en succes. Jeres firma betaler selv for konferencen, så den skal bare blive en succes, men den skal heller ikke koste det hvide ud af øjnene.Og hvordan planlægger I en konference, som skal afholdes om et år? Ja, der er flere måder at gribe det an på:
Det første, I skal gøre, er at finde ud af, om konferencen kun henvender sig til danskere.
Brug for et rigtigt konferencecenter
Gør den ikke det, så ved I allerede nu, at I skal finde mødelokaler, der giver jer mulighed for at ’ansætte’ simultantolke under konferencen. Måske er det nærmere et konferencecenter, der er brug for.
Det næste skridt er så at finde ud af, hvor mange deltagere, der vil komme til konferencen. Dette vil nemlig give jer et praj om, hvor stort mødelokalet skal være. Skal der sidde 150 mennesker og lytte til de forskellige oplæg og foredrag? Eller taler vi om 75? Der er nemlig prisforskelle på leje af mødelokaler alt efter, hvor mange deltagere der vil komme. Dernæst skal I kende konferencens program i grove træk. Skal der være mange pauser, hvor deltagerne kan få en forfriskning eller en kop kaffe? Skal der være mulighed for at arrangere måltider under konferencen? Skal/kan de foregå i konferencecenteret? Eller skal I ud i byen?
Og hvad med alle de andre mødefaciliteter, som I får brug for? Mindre mødelokaler til arbejdsmøder under eventet? Områder, hvor deltagerne bare kan tage en pause og hvile hjernen? Områder, hvor I kan hænge plakater op og stille borde med flyers, der alle handler om konferencens formål og de resultater, som I allerede har nået? Hvor finder I sådanne mødefaciliteter?
Nordsjællands Konferencenter i Allerød
Et forslag er at kigge efter mødelokaler i Nordsjælland, fordi det er et populært område for den slags konferencecentre. Mange af dem tilbyder også mødepakker, fordi de ligger lidt afsides fra restauranter og cafeer. Så måske skulle I lede på nettet efter ”Mødepakker Sjælland” og så starte med at kigge på dem og derfra på resten af mødefaciliteterne, som det pågældende sted har. Er det stort nok til at kunne huse alle deltagerne? Eller skal de gå til frokost i hold? Er det en fornuftig logistik? Måske ikke. Derfor skal I følge et godt råd: I skal hellere lave en aftale med et center, hvor mødelokalerne kan huse lidt flere gæster, end I regner med vil deltage.
Der vil altid være mindst en eller flere deltagere, der har deres ægtefælle med. Så I skal måske også lige se på de omgivelser, som konferencen afholdes i. Smuk natur, der inviterer til en lang gåtur? En kantine, hvor ægtefællen kan få en varm kop te og et lækkert stykke kage? Hvis I vil have et godt tip, så kan jeg anbefale nogle mødelokaler i Lillerød. Der er administrationen meget fleksibel. Prøv at tale med dem om jeres konference.